匯報片需要了解的一下要求

發(fā)布日期：2019-10-15 16:30:09 訪問次數(shù)：1603

      5分鐘匯報結構：2個關鍵點，5個步驟，7小塊內容

  1、結構意識與表達能力

  溝通是“線性的語言”，永遠只有一個方向——時間的流逝，不能回頭，抓住聽眾的注意力非常難。所以不能直接把腦子里的”思維導圖“拿出來講。

  那應該怎么辦呢?先來看看下面的這個“很人類”的表達結構：

  失了一顆鐵釘，丟了一只馬蹄鐵;丟了一只馬蹄鐵，折了一匹戰(zhàn)馬;折了一匹戰(zhàn)馬，損了一位將軍;損了一位將軍，輸了一場戰(zhàn)爭;輸了一場戰(zhàn)爭，亡了一個帝國。

  從思考的角度講，單一原因、單一結論是很不科學的;但從表達層面講，方向單一明確的推論，卻是最容易理解的，因為它最符合“線性傳播”的要求。

  當然，“樹狀的思維”變成“線性的語言”，一定會丟失大量信息，怎么才能盡量把“核心的邏輯”保留下來呢?

  3、向好萊塢電影劇本學習結構

  對于“線性結構”，研究最多、也最有成果的，就是好萊塢的“電影劇本的結構”。

  在《肖申克的救贖》中，有兩個情節(jié)大家一定記得：

  第一個情節(jié)是“安迪利用自己的金融知識幫助獄卒逃稅，改善了自己的處境”，這段情節(jié)之后，安迪就開始了與獄中老大的“合作迷局”。

  第二個情節(jié)是“監(jiān)獄長毀掉了唯一能證明安迪清白的人，讓他走投無路”，這段情節(jié)緊接著就是全片的高潮——越獄。

  這兩個情節(jié)點極其重要，它們收攏了前面的線索，激發(fā)出一個更大的沖突，并構成一個完整閉環(huán)的象征：表面上的安全，其實陷進了一個更大的局中;而看上去是絕境，其實是激勵你的最后一博

  職場上更是如此。如果你明明是一個勤于思考的人，但領導總說你說話缺乏邏輯，寫出來的東西都是“反人類”的表達方式，很可能是缺乏“匯報結構”的訓練。

  2、思考的結構與溝通的結構，有什么不同?

  什么叫“反人類”的表達方式呢?來看一個常見的“反人類”式匯報吧：

  “感謝領導能給我這個機會，感謝CCTV，感謝MTV……，我的匯報還不夠全面，還請領導和同事們多提意見……(此處省略三百字)”

  這就是表現(xiàn)一：不能快速進入主題，不能激發(fā)往下聽的欲望。

  “東北的XXX項目，傾注了團隊大量精力，尤其是XXX、XXX和XXX(被領導打斷：‘說項目，不要說這些沒用的’)……，但進展不大，主要是因為客戶的想法老是定不下來，他們的所有經費都是一把手‘一言堂’，具體執(zhí)行的人又都是臨時(每一句話的意義都在不停地跳躍)……”

南京宣傳片拍攝

  這是表現(xiàn)二：一句話與下一句話之間，關聯(lián)性弱。

  “這個客戶是XXX部介紹來的，我早說這個項目有問題，現(xiàn)在果然陷進去了(開始進入抱怨模式)……，當然，我不是這個意思啊，大家還是很努力的……”

  這是最重要的表現(xiàn)三：過多的邏輯層次，在不斷跑題中兜兜轉轉。

  很多人很困惑，我在思考這些問題時，大腦很清晰，可為什么一表達出來，就會出用這些“反人類“的表達方式呢?

  這是因為，思考的結構與溝通的結構有很大的不同。

  在思考的結構中，最好的工具是思維導圖。仔細觀察思維導圖的結構，它是“一個出發(fā)點，多個方向”的樹狀結構，我們可以多次“返回”出發(fā)點

  在上圖編劇們總結的商業(yè)電影的基本結構中，情節(jié)點1和情節(jié)點2是整個結構的支柱。“情節(jié)點1”就是主角接到了一個任務、面臨著一個選擇、被命運帶進一個陰謀，等等;“情節(jié)點2”就是主角陷入絕境、面臨最大的危機，等等。

  這兩個情節(jié)點往往是前后呼應的，這樣，整個電影的大邏輯就站得住腳了。每一種類型片都有自己的結構，但這兩個情節(jié)點永遠居于核心地位。

  同樣，在職場匯報中，我們也要在“思維導圖”中找到這幾個關鍵邏輯點(不一定是兩個)，把它串連起來。“思維導圖”中其余的內容，如果可以證明、補充這幾個關鍵點，就放在合適的位置;如果不能，就暫時放棄。

  下面舉一個職場上常見的“項目例行匯報討論”的例子，應該如何圍繞關鍵點，展開結構。

  4、5步準備，7塊內容

  這是一次拜訪客戶后的匯報、相當于上學時寫的記敘文，不同的是，職場匯報的重點不是“發(fā)生了什么”，而是“為什么”，以及“我們應該如何做”，所以，它更類似于“夾敘夾議”的結構。

  比如我們向上司匯報“東北項目進展”時，這兩個關鍵點的選擇，就側重于對事情的分析：

  關鍵點一：項目進展不利，最主要的原因是對方的需求遲遲無法確認。

  關鍵點二：希望領導能安排客戶考察XXX項目，把他們的需求引導、激發(fā)出來。

  明確了這兩個關鍵點，就可以圍繞這兩個點組織材料、編織內容了。

  我們準備工作可以分五步展開：

  第一步：用一兩句話，總結出議題、結論、觀點等等;

  第二步：在草稿上列出這兩個關鍵點，并擺好前后順序，先講什么，后講什么;

  第三步：對這個兩個關鍵點進行展開，包括：證明、補充、具體化……

  第四步：把“結論、關鍵點、關鍵點展示”這幾個元素排好，看看中間需要補充什么，讓表達更流暢。

  第五步：回頭對照你的思維導圖，看看還有什么重大的遺漏，以及邏輯不通的地方。

  提醒一下，準備匯報材料不是從頭“寫”到尾，而是從幾個關鍵點分別往兩頭“寫”，這就是“結構意識”。

  充電兩小時，就為”通話五分鐘“。經過這五步準備后，在這個總長度為5分鐘的項目進展匯報中，我們的內容就分成下面七個部分：

  開頭(新聞報道式開頭，發(fā)生了什么)：上周的大致行程;

  關鍵點一(結果是什么)：項目進展不利……;

  關鍵點一的展開(證據(jù))：兩次會議都沒有結果……客戶沒有定時間……對方的大領導沒有出席會議……;

  兩個關鍵點之間的過渡(小結，引出關鍵點二)：所以，我們的核心問題是，解決客戶的疑慮，盡快讓他們確認需求……;

  關鍵點二(行動方案)：我有兩個想法，希望大家討論能討論一下，方案一……;方案二：……;

  關鍵點二的展開(補充說明)：這兩個方案各有優(yōu)缺點……;

  回顧總結(重復最核心的內容)：雖然由于客戶的原因，項目進展不大，但我們已開始聚集核心問題，這兩個方案……

  保留了上面的七個部分的同時，我們刪除了思維導圖上的一些分析，包括兩類：

  第一類：與關鍵點關系不大的信息，包括：客戶內部矛盾、團隊的努力、項目的其他問題、部門配合的問題。這一類信息，可以在匯報的討論階段，見縫插針的說明。

  第二類：與關鍵點矛盾的信息，包括：項目自身的缺陷(無法解決的問題)、其他可能的行動方案(比如放棄項目)，等等。這一類信息，提出的時機還沒有成熟，不如不說。

  你看，這一點都不難吧。我在《邏輯性差怎么辦?4個“蘇格拉底式提問”一定有幫助》中說過，別把邏輯想得太復雜，人們喜歡的邏輯，不是哲學上嚴謹枯燥的形式邏輯，而是“因果關系”——因為大家都需要一個有安全感的世界，你的論述結構越簡單清晰，大家對你的信心越強。

  5、產品方案介紹的結構

  匯報的另一種常見形式是產品方案介紹，相當于以前的說明文。

  它也有一個最簡單的基本結構，就是“總分總”結構：結論→特征1→舉例1→特征2→舉例2→重復結論。

  其中”特征“相當于關鍵點，跟前面類似，這里我就不多說了。

  這個世界有無數(shù)種好結構，但值得你反復練習的，一定是最經典、最基本的結構。

  6、人生的答題邏輯

  我一直在反思一個問題，為什么很多職場新人羅羅嗦嗦說了一堆話，什么也說不清楚。后來我發(fā)現(xiàn)，這恐怕跟我們應試教育的考試要求有關。

  一條論述題，按答題點計分，答多了，不扣分(除非有錯誤)，答亂了，最多扣一分。這就導致我們想到什么，就往上堆，反正不扣分。

  但人生的答案不是這樣的，答多了要扣分;答亂了，就是零分，能不能拿高分，就看你能否找到那幾個關鍵點，和它們的內在邏輯

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